Політика конфіденційності

1. Про цей документ

Ця Політика пояснює, які персональні дані обробляє платформа Peremovyny (далі — Платформа), з якою метою, на якій правовій підставі, кому вони передаються і які права має людина, чиї дані обробляються.

Платформа — це корпоративний голосовий тренажер перемовин. Працівник компанії веде голосову розмову з віртуальним співрозмовником і одразу отримує розбір своєї розмови з оцінками за навичками. Платформа продається компаніям, а не приватним особам.

Політика поширюється на вебсайт peremovyny.pro, вебзастосунок Платформи та пов'язані комунікації.

2. Хто ми і в якій ролі обробляємо дані

Цю Політику видає оператор платформи Peremovyny (далі — «ми», «нас»). Повні реквізити оператора зазначаються в договорі з кожним Клієнтом і надаються на запит за контактами в розділі 16.

У різних ситуаціях ми виступаємо в різних ролях. Це принципово, бо від ролі залежить, до кого звертатися щодо своїх прав.

2.1 Ми — володілець (контролер) даних

Ми самостійно визначаємо цілі та засоби обробки, коли йдеться про:

• відвідувачів вебсайту та осіб, які залишили запит через форму «Запросити доступ»;
• контактних осіб компаній-клієнтів і потенційних клієнтів (переговори, договори, рахунки);
• користувачів, які самостійно зареєструвалися в демо-режимі;
• звернення до служби підтримки;
• забезпечення безпеки Платформи та виконання наших юридичних обов'язків.

2.2 Ми — розпорядник (процесор) даних

Коли компанія-клієнт (далі — Клієнт) користується Платформою, вона сама визначає, кого зі своїх працівників підключити, які сценарії створити та які матеріали завантажити. У цьому випадку володільцем даних є Клієнт як роботодавець, а ми обробляємо дані за його дорученням і в межах договору.

Це стосується: облікових записів працівників Клієнта, аудіозаписів і розшифровок їхніх тренувальних розмов, результатів оцінювання, статистики та контенту, який Клієнт завантажує.

2.3 Що це означає практично

Якщо ви — працівник компанії-клієнта, ваш роботодавець вирішив підключити вас до Платформи, і саме він відповідає за підставу обробки ваших даних, за інформування вас і за строки зберігання в межах обраного тарифу. З питаннями про свої права звертайтеся спочатку до роботодавця. Ми допоможемо йому виконати ваш запит і, якщо ви звернетеся до нас напряму, перенаправимо звернення Клієнту та повідомимо вас про це.

Якщо ви — відвідувач сайту, контактна особа або демо-користувач, звертайтеся безпосередньо до нас за контактами в розділі 16.

3. Які дані ми обробляємо

3.1 Дані облікового запису

Псевдонім (Nickname), ім'я, прізвище, адреса електронної пошти (вона ж логін), роль у системі, посада, відділ або група. Номер телефону — необов'язкове поле; якщо його заповнено, він зберігається у профілі, але ми не надсилаємо SMS.

Дані автентифікації: захищений (хешований) пароль, налаштування двофакторної автентифікації, дані сесій входу.

3.2 Аудіозаписи та розшифровки

Кожна тренувальна розмова записується у двоканальному форматі: окремо голос працівника, окремо синтезований голос віртуального співрозмовника. Запис доступний для прослуховування в історії сесій.

Також зберігається текстова розшифровка обох сторін розмови.

Записи розмов коротших за 30 секунд, а також технічних обривів, можуть зберігатися технічно, але не оцінюються і не входять у статистику. Клієнт може попросити нас узагалі вимкнути запис таких сесій або запис для свого середовища цілком.

3.3 Результати оцінювання

Оцінки за вісьмома навичками перемовин (від 1 до 5 за кожною), підсумковий бал від 0 до 100, обчислювані показники розмови (частка мови, кількість слів, темп, слова-паразити, кількість запитань, тривалість), цитати з діалогу як обґрунтування оцінки, рекомендації та позначка досягнення мети сценарію.

3.4 Контент, який завантажує Клієнт

Сценарії тренувань, описи віртуальних персон і продуктів, а також документи бази знань (описи продуктів, скрипти, політики компанії тощо), які Клієнт завантажує для того, щоб віртуальний співрозмовник і система оцінювання їх враховували.

Ці матеріали можуть містити комерційну інформацію Клієнта. Клієнт зобов'язаний не завантажувати персональні дані третіх осіб без правової підстави — це закріплено в Умовах використання.

3.5 Технічні дані та журнали

IP-адреса, тип і версія браузера, тип пристрою, мова інтерфейсу, часові позначки дій, журнали подій безпеки та аудит-трейл (хто, що і коли зробив у межах середовища Клієнта), технічні показники якості з'єднання.

3.6 Договірні та платіжні дані

Найменування та реквізити компанії-клієнта, дані контактних осіб, обраний тарифний пакет, виставлені рахунки, підтвердження оплати, застосовані промокоди. Платіжні картки ми не приймаємо й не обробляємо — оплата здійснюється за рахунком поза Платформою.

3.7 Чого ми не робимо

• Не обробляємо платіжні картки — у Платформі немає прийому карткових платежів.
• Не надсилаємо SMS. Поле телефону зберігається на майбутнє, але повідомлення не надсилаються.
• Не використовуємо голос для ідентифікації особи. Аудіозаписи потрібні для навчання й розбору розмови, а не для розпізнавання, хто говорить. Ми не створюємо голосових відбитків і не використовуємо голос як біометричний ідентифікатор.
• Не здійснюємо дзвінків телефонною мережею. Розмова відбувається у браузері.
• Не збираємо навмисно особливі категорії даних (стан здоров'я, релігійні чи політичні погляди тощо). Просимо не вносити їх у профілі, сценарії чи документи бази знань.
• Не продаємо персональні дані й не передаємо їх для чужої реклами.
• Не передаємо записи й розшифровки стороннім постачальникам для навчання їхніх моделей. Те, як ми самі використовуємо матеріали тренувальних сесій для покращення Платформи, описано в розділі 7 — це відбувається лише тоді, коли компанія-клієнт це дозволила.
• Не створюємо голосових копій конкретних людей і не використовуємо записи для синтезу чийогось голосу.

4. Звідки ми отримуємо дані

• Від Клієнта — коли він створює облікові записи працівників і надсилає запрошення.
• Від вас — коли ви заповнюєте профіль, користуєтеся Платформою, звертаєтеся в підтримку, заповнюєте форму на сайті або самостійно реєструєтеся в демо.
• Автоматично — під час користування Платформою (технічні дані, журнали, записи й розшифровки сесій).
• Від Google — якщо ви реєструєтеся в демо-режимі через обліковий запис Google, ми отримуємо ваші ім'я та адресу електронної пошти.

5. Цілі та правові підстави

5.1 Коли володільцем є Клієнт (розділ 2.2)

Правову підставу визначає Клієнт як роботодавець — зазвичай це виконання трудових обов'язків, навчання персоналу та законний інтерес роботодавця у розвитку компетенцій працівників. Ми обробляємо ці дані виключно за документально оформленим дорученням Клієнта й не використовуємо їх для власних цілей.

5.2 Коли володільцем є ми

6. Автоматизоване оцінювання та штучний інтелект

Платформа автоматично оцінює кожну тренувальну розмову. Це важливо розуміти, тому пояснюємо детально.

Як це працює. Показники розмови (темп, частка мови, кількість запитань тощо) обчислюються алгоритмічно. Оцінки за вісьмома навичками виставляє мовна модель. Підсумковий бал 0–100 рахується як зважене середнє за опублікованими вагами, тому він відтворюваний і перевірюваний.

Пояснення обов'язкове. Для кожної навички Платформа показує, чому поставлено саме такий бал — з конкретними цитатами з вашої розмови, що зроблено добре, що варто покращити, і приклад кращого формулювання.

Це інструмент навчання, а не кадрове рішення. Оцінки формуються для вашого розвитку. Умови використання прямо забороняють Клієнту вважати автоматичну оцінку єдиною чи вирішальною підставою для кадрових рішень — щодо працевлаштування, оплати, підвищення чи звільнення. Такі рішення має приймати людина, з урахуванням інших обставин.

Результати можуть бути неточними. Мовні моделі мають імовірнісний характер: бал, цитата чи висновок можуть не відповідати дійсному змісту розмови.

Ви можете оскаржити оцінку. Зверніться до свого керівника або відповідальної особи роботодавця: він має доступ до запису й розшифровки та може переглянути результат.

7. Використання матеріалів тренувальних сесій для покращення Платформи

Ми використовуємо матеріали тренувальних сесій, щоб робити Платформу кращою: точніше оцінювати розмову, природніше вести діалог, швидше знаходити й виправляти помилки. Розписуємо детально, бо під цим формулюванням ховаються дуже різні за чутливістю дії.

7.1 Що саме ми робимо

(а) Знеособлена статистика. Агреговані показники користування — кількість і тривалість сесій, розподіл балів, частота технічних збоїв. Вони не дозволяють ідентифікувати людину чи компанію. Використовуються завжди.

(б) Вибіркова перевірка якості. Обмежене коло уповноважених працівників може прослухати окремі записи й прочитати розшифровки, щоб перевірити коректність автоматичного оцінювання, розібрати скаргу на оцінку або дослідити технічний збій. Кожен такий доступ журналюється.

(в) Покращення та донавчання моделей. Аудіозаписи, розшифровки та результати оцінювання можуть використовуватися для налаштування й донавчання моделей, які застосовуються в Платформі — зокрема для підвищення точності оцінювання та природності поведінки віртуального співрозмовника.

7.2 Це вмикає компанія-клієнт

Пункти (б) і (в) застосовуються лише тоді, коли компанія-клієнт прямо дозволила це у своєму середовищі. За замовчуванням така можливість вимкнена.

Налаштування діє на рівні всього середовища Клієнта, і Клієнт може змінити його в будь-який момент. Вимкнення діє на майбутнє: нові матеріали більше не використовуються.

Важливе обмеження, про яке слід знати чесно: дані, які вже увійшли до навчального набору й були використані для донавчання моделі, технічно неможливо вилучити з уже навченої моделі. Ми припиняємо подальше використання і видаляємо відповідні матеріали з наборів для майбутніх ітерацій, але вже навчена модель не «розвчається».

7.3 Що ми використовуємо, а чого не торкаємося

Використовуємо: аудіозаписи тренувальних розмов, їх розшифровки, результати оцінювання та технічні показники сесії.

Не використовуємо:

• документи бази знань Клієнта — вони можуть містити комерційну таємницю і ніколи не потрапляють у навчальні набори;
• приховану частину сценаріїв і описи продуктів Клієнта;
• дані демо-середовищ інших клієнтів, договірні та платіжні дані.

Не робимо:

• не створюємо голосових копій конкретних людей і не використовуємо записи для синтезу чийогось голосу;
• не передаємо записи стороннім постачальникам для навчання їхніх моделей (див. 8.1);
• не використовуємо ці матеріали для оцінювання, профілювання чи порівняння конкретних працівників поза межами того, що Платформа й так показує їхньому роботодавцю.

7.4 Як ми зменшуємо ризик

• Перед використанням матеріали псевдонімізуються: прямі ідентифікатори — ім'я, прізвище, адреса пошти, посада, назва компанії — відокремлюються від змісту розмови.
• Доступ мають лише уповноважені працівники, під зобов'язанням конфіденційності, у мінімально необхідному обсязі, з журналюванням доступу.
• Уся обробка залишається в межах ЄС.
• Навчальні набори зберігаються окремо, із власним строком зберігання (розділ 9), і видаляються після його завершення.

7.5 Правова підстава та ваше право заперечити

Щодо цієї мети ми діємо як володілець даних — тобто беремо на себе відповідальність за неї, а не посилаємося на доручення Клієнта. Підстава — наш законний інтерес у розвитку та підвищенні якості Платформи, реалізований лише за умови, що Клієнт увімкнув цю можливість і поінформував своїх працівників.

Ви можете заперечити проти такого використання ваших записів — через свого роботодавця або напряму за контактами в розділі 16. Ми припиняємо використання на майбутнє, з урахуванням обмеження, описаного в 7.2. Це не впливає на вашу можливість користуватися Платформою.

7.6 Демо-режим

У демо-режимі аудіозаписи не зберігаються, тому пункт (в) до аудіо не застосовується. Розшифровки та результати оцінювання демо-сесій можуть використовуватися для покращення Платформи — демо надається безоплатно і саме з цією умовою, тому просимо не вносити в нього реальні персональні дані.

8. Кому ми передаємо дані

8.1 Постачальники сервісів штучного інтелекту

Щоб розмова була можливою, дані передаються зовнішнім сервісам:

Обробка відбувається виключно на території Європейського Союзу. Ми не підключаємо постачальників, які обробляють дані за межами ЄС. Це правило не має винятків — воно діє й тоді, коли основний постачальник недоступний і система автоматично перемикається на резервного.

За договорами з цими постачальниками дані не використовуються для навчання їхніх моделей.

Перелік конкретних постачальників надається Клієнтам у складі Угоди про обробку персональних даних, а також на запит. Про заміну або додавання постачальника ми повідомляємо Клієнтів завчасно, у строк, визначений договором.

8.2 Власні ключі Клієнта

Клієнт може під'єднати власні облікові дані постачальників. Тоді обробка йде за його прямим договором з відповідним постачальником, і умови такого договору визначає Клієнт. Ключі зберігаються в зашифрованому вигляді, ніде не відображаються повністю і знищуються при видаленні середовища Клієнта.

8.3 Інші суброзпорядники

Постачальники хмарної інфраструктури та сховища, сервіс доставки електронної пошти, засоби моніторингу й резервного копіювання, служба підтримки. Усі — за письмовими договорами про обробку даних, з обмеженням обробки територією ЄС.

8.4 Інші випадки розкриття

• Клієнту (роботодавцю) — керівники та адміністратори бачать результати працівників своєї команди відповідно до налаштованих прав.
• Державним органам — лише на підставі законної вимоги, у передбаченому законом обсязі.
• У разі реорганізації — правонаступнику, з попереднім повідомленням Клієнтів.
• Професійним радникам — юристам, аудиторам, за зобов'язанням конфіденційності.

9. Строки зберігання

Клієнт може попросити знищити дані раніше. Ми також виконуємо обґрунтовані запити на видалення в межах, які не суперечать нашим юридичним обов'язкам.

10. Як ми захищаємо дані

• Обов'язкова двофакторна автентифікація для всіх користувачів.
• Шифрування даних під час передавання та зберігання.
• Ізоляція середовищ: дані однієї компанії-клієнта недоступні іншій — розмежування перевіряється на рівні сервера, а не лише інтерфейсу.
• Розмежування прав за ролями: користувач бачить лише свої результати, керівник — свою команду, адміністратор платформи не має доступу до фінансових даних, і навпаки.
• Аудит-трейл значущих дій.
• Зашифроване зберігання ключів постачальників, зокрема ключів Клієнта.
• Щоденне резервне копіювання із задокументованою та перевіреною процедурою відновлення.
• Контроль доступу персоналу за принципом мінімальної необхідності, під зобов'язанням конфіденційності.

Про інцидент, що становить ризик для прав людей, ми повідомляємо Клієнта без невиправданої затримки, щоб він міг виконати свої обов'язки як володілець даних, а також наглядовий орган і суб'єктів даних — у випадках, коли такий обов'язок лежить на нас.

11. Ваші права

Незалежно від того, хто є володільцем даних, ви маєте право:

• знати, які ваші дані обробляються, і отримати їх копію;
• виправити неточні або доповнити неповні дані;
• видалити дані — у випадках, передбачених законом;
• обмежити обробку — поки перевіряється ваше заперечення;
• заперечити проти обробки, яка ґрунтується на законному інтересі;
• отримати дані у придатному для перенесення форматі;
• відкликати згоду в будь-який момент, якщо обробка ґрунтується на згоді — це не впливає на законність обробки до відкликання;
• не бути об'єктом рішення, що ґрунтується виключно на автоматизованій обробці і має для вас істотні наслідки. Платформа таких рішень не приймає, а Умови використання забороняють Клієнту так використовувати оцінки;
• заперечити проти використання ваших записів для покращення Платформи — див. розділ 7.5, де також описано технічне обмеження щодо вже навчених моделей;
• подати скаргу до наглядового органу.

Як скористатися. Якщо ви працівник компанії-клієнта — зверніться до роботодавця; ми зобов'язані йому допомогти. Якщо ви відвідувач сайту, контактна особа або демо-користувач — зверніться до нас через сайт peremovyny.pro. Відповідаємо протягом одного місяця; у складних випадках строк може бути продовжений, про що ми повідомимо.

Ми можемо попросити підтвердити особу — щоб не передати ваші дані сторонній людині.

12. Файли cookie

Необхідні — вхід у систему, підтримання сесії, безпека, збереження мови інтерфейсу. Без них Платформа не працює; вони використовуються без згоди.

Аналітичні та функціональні — допомагають зрозуміти, як користуються сайтом, і покращити його. Використовуються лише за вашою згодою, яку ви даєте у банері на сайті й можете відкликати в будь-який момент.

Рекламних cookie та трекерів сторонніх рекламних мереж ми не використовуємо.

13. Демо-режим

Демо-режим дозволяє ознайомитися з Платформою без договору. Ви реєструєтеся самостійно — електронною поштою або через обліковий запис Google.

• Демо-середовище ізольоване від робочих середовищ Клієнтів, їхніх даних і сховища.
• Обмеження: 30 хвилин розмови та 14 днів доступу.
• Доступні лише наперед налаштовані демонстраційні сценарії.
• Аудіозаписи розмов у демо не зберігаються.
• Ми надсилаємо листи про реєстрацію та про завершення строку за 24 години.
• Розшифровки та результати демо-сесій можуть використовуватися для покращення Платформи (розділ 7.6).
• Після завершення строку демо-акаунт і пов'язані з ним дані видаляються.

Не вносьте в демо-режим реальні персональні дані або конфіденційну інформацію.

14. Вік користувачів

Платформа призначена для корпоративного використання дорослими працівниками. Вона не адресована особам молодшим за 18 років, і ми свідомо не збираємо їхні дані. Якщо ви вважаєте, що такі дані потрапили до нас, повідомте нас через сайт peremovyny.pro — ми їх видалимо.

15. Зміни до цієї Політики

Ми можемо оновлювати Політику. Актуальна редакція завжди доступна на сайті. Про суттєві зміни ми повідомляємо Клієнтів електронною поштою не пізніше ніж за 30 днів до набрання ними чинності — щоб було достатньо часу ознайомитися та, за потреби, поставити запитання.

16. Контакти

Зв'язатися з нами можна через сайт peremovyny.pro.

Адреса для листів: sales@smiddle.com